【タスク整理】今やることに集中するための分類場のコツ

ライフハック

やりたいこと・やりやるべきことがたくさんあって、何から手をつけていいかわからなくなる時もある。
頭がとっ散らかってしまったり、そもそも頭の中のでなんとなくやらなきゃいけないことがいっぱいあるような気がしてしまう…。

タスク管理や仕事術は数多く参考にできるものがあります。
今回はその中から、GTDをやってみた感想と今現在作業場をどう分類しているかのコツについてのお話です。
特に、タスクをやるべき作業場を整理する考え方が中心となっています。

GTDのやり方でタスク整理をする

タスク整理のやり方には GTD の方法を参考にしています。

GTDとは、“Getting Things Done”の頭文字。
「物事をやり遂げる」という意味のタスク整理術ですね。

こちらは非常に有名な方法であり、紹介された記事や本などもたくさん出ています。
実践してみたことのある方もいるのではないでしょうか。

1.頭の中の方にある気になることを「すべて」書き出す
2.分類別に分ける
3.そして取り掛かっていく

という手法になっています。

頭の中から全部書き出し、そのすべてが整理される…それによってストレスフリーになるところが大変魅力です。

GTDの難しいところ・いいところ

GTDを実際にやってみての感想をいくつか。

「頭の中のすべてを書き出す」が案外難しい

「すべて」です。

これやっていて高い確率で途中で飽きてくると思います。
「もういいだろう」と思っても、実はまだ出てきます。絞れば出るのだ。
これを本当に書き切るのに、根気がいるといいますか。
一番最初のプロセスながら、本気でやると結構大変だと感じた部分です。

また、考えすぎてしまって逆に頭が回らない感覚を覚えてしまっている人や、鬱傾向のある方はこのプロセスがオススメです。

「2分以内でできることはすぐやる」が好き

2分以内にできることであろうと後回しになっていることの多さに気づけます。

「リモコンの電池を取り換える」とか、そういうのも頭の中でぐるぐる思い浮かんだだけではそのうち忘れて、また思い出してとなるわけです。

この「すぐやる!」で片づいてスッキリする部分って大きいと思います。

自分が今やる作業に集中できる。

なんといってもこれでしょうか。

・後でやること、今やることがハッキリする
・他者から連絡を待つ必要があることやお任せすることは別のリスト

整理後の全体像はフローチャートの画像を見るととても分かりやすいです。

gtd フローチャート - Google Suche

この辺りが結構作業をスムーズに回して、タスクをこなしていくのにいい考えだなと思っていたりします。

分類する上での考え方として、「重要度・緊急度」などいろいろあるけれども、
「今手を着けるかどうか」で分類するというのも良いのではないか。

「今、手をつけるかどうか」で分類する

0.Inbox(とりあえず放り込んでおく箱)

「InBox」はとりあえず入れておく箱。
書き出したタスクをまず整理せずに全部放り込んでおく場所です。
テキストエディタでもノートでもOK.

・参考にしたいデザインや資料
・もらった名刺
・今日の夕飯何食べたいか
・明日の買い物リスト
・月末旅行の計画

資料は直接的なタスク(やるべきこと)ではないですが、
後にその資料を活用して作品や書類を仕上げたりすることになるので、タスクに関連したものということにはなる。

そういったものをすべてInboxに放り込んでおく。

制作に関連するものであれば画像のフォルダなのかもしれないし、
Evernote のようなものを使う人もいるかもしれないし、
タスクリストならGoogleのタスクを使用するという人もいるかもしれない。
スマホアプリかもしれない。

ただ全てを放り込んでおく場所というのを自分の中で決めておくといいです。
複数用意しないで、所定の位置に決めておいた方がいいかなとは思います。

1.Now(今やる作業台)

さぁはじめるぞの作業台。まな板や机のイメージ。
フォルダなり、メモ帳なり、今やることだけが目につく場所を作業場とする。

私は画像を扱う制作の際、「作業場フォルダ」の中に今手をつけるべきファイルを入れてあります。
制作が終わったら、所定の位置にしまうわけです。

肝としては、とりあえず「今目の前にあるこれだけでいい」という風に数を極力減らして集中できるようにすること。
やること10個ぐらいだらっと並んでいるよりも、残り1、2個の方が「あとちょっとだ頑張ろう」となるので。

今やるべきものというものは極力数を減らして、集中できるようにするのがいいですね。

2.Stock(次やることのリスト)

次やることのリスト。

これも人によっては段階によって分けたりするかもしれません。

・長期的な目標
・一か月単位の目標
・一週間以内にやるべき事

それぞれここに分類できるでしょうか。

Inboxに入れたものを整理して、「後でやる」内容のものがこちらのリスト。

今やる作業台の分が早くに終わって、もっとこなせるぞとなった時に、ここから取り出していく。
いっぱいこなせてえらい!

ストックリストはやるべき事をこなしていくうちにドンドン減ったり増えたりと増減はある。
ときどき定期的に見直して、「これはもうやらなくていいのではないか」と古くなったものはどんどん手放していくっていうのもまた大事だと思います。

結構期限切れタスクをそのままにして、まだ未完了であるような気がしてしまうことってあると思います。

3.Archive(完了したことの収納ファイル)

アーカイブ。
完了したらそれを収納する場。
作品は作品フォルダに、自分にとっての気持ちいい分類の中に収納していく。

更に見返さない場合はひとまとめに圧縮zipしたりも。

また、「もうこれは使わなくていいな」というタスクも、
アーカイブに「過去になったもの」として入れてしまうのもいいかもしれない。

なんとなく、未着手のネタを捨てるのがもったいないと思うタイプの方もいるかもしれません。
後で見返したときに、あの時は捨てたけど今ならこう活用できるかもしれないみたいな活用法を見出せることもある。アイデアの種として扱う。

そういう場合であれば、アーカイブの中に「未完了だったネタリスト」みたいなのを作って、その中にとりあえず入れて寝かせておくのもいいのかもしれないですね。

この整理方法では、今目の前にあるやるべきことを整理して、自分が取り掛かるべきものがはっきり分かっていることが大事。

「とりかからなくていいもの」に関してはもうアーカイブにどんどん入れていく。
そういう使い方がいいかなと思います。

おわりに:アイデアは大河のようにあっても、蛇口から水を少しずつ出すように

やるべきこと・やりたいこと、そしてアイデアはもう大きな大河のようにあったりする。
一気に出そうとすると破裂する、タスクいっぱいで頭の中がパンクするように。

頭の中ではいっぱいでも、結局作業できる自分の体や使える時間は決まっている。
なら、蛇口から少しずつ水を出すような考え方で、着実に進めていく。
そうしていくのが充実感とストレスフリーに繋がって、気づけば自分の足で遠くの景色が見えるでしょう。





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